Baumeeting Logobaumeet.ing

Allgemeine Geschäftsbedingungen

KI-Protokollsoftware für die Baubranche

der
bold planung + projekte GmbH
An den Bleichen 10
48151 Münster

Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für die Leistungen / Lizenzen der KI-Protokollsoftware „baumeet.ing“ der bold planung + projekte GmbH, An den Bleichen 10, 48151 Münster (auch als „wir“, „uns“ oder „baumeet.ing“ bezeichnet), die an Kunden (nachfolgend „Kunde“ oder „Sie“) bereitgestellt werden.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, wir stimmen der Geltung ausdrücklich zu. Mit unseren Leistungen und unseren AGB richten wir uns ausschließlich an Unternehmen im Sinne von § 14 BGB.

Präambel

Sofern Sie einen Lizenzvertrag mit uns über die Erbringung von Leistungen abgeschlossen haben oder Ihre Bestellung über unseren Bestellprozess samt anschließender Bestellbestätigung vorgenommen haben (insgesamt nachfolgend auch „Vertrag“ genannt), erwerben Sie vorbehaltlich besonderer Vereinbarungen im Lizenzvertrag, in Ihrer Bestellung oder der Bestell-/Auftragsbestätigung folgende Leistungen & Rechte.

§ 1 Vertragsgegenstand

baumeet.ing bietet eine KI-gestützte Protokollsoftware zur automatisierten Erstellung von Besprechungsprotokollen für die Baubranche sowie weitere optionale Pakete und integrierte Dienstleistungen (nachfolgend in der Gesamtheit auch „Leistungen“ genannt) an. Die Leistungen aus diesem Vertrag können die unten genannten Bestandteile enthalten. Eine Übersicht über unsere Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung, die in ihrer jeweiligen Fassung aus dem Vertrag ersichtlich ist. Die konkreten Leistungsbestandteile, die wir im Vertragsverhältnis zu Ihnen erbringen, ergeben sich aus dem Lizenzvertrag, Ihrer Bestellung bzw. aus der Bestell-/Auftragsbestätigung.

Sollten wir im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen personenbezogene Daten für Sie im Auftrag verarbeiten, erfolgt diese Verarbeitung auf Basis des Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DSGVO („AVV“), der unmittelbar mit Wirksamwerden des Vertrages Geltung erlangt.

a) Software- / SaaS-Leistungen

(1) Bei der von uns angebotenen Software handelt es sich um eine SaaS (Software as a Service) Lösung. Nachfolgend werden unsere softwarebezogenen Leistungen durchgängig auch „Software“ oder „Softwareleistungen“ genannt.

(2) Die wesentlichen Funktionen unserer Software beinhalten:

  • Automatische Transkription von Besprechungsaufnahmen (Audio/Video)
  • KI-gestützte Erstellung strukturierter Bauprotokolle
  • Sprechererkennung und -zuweisung (Speaker Diarization)
  • Kollaborativer Freigabe-Workflow mit Audit-Trail
  • Aufgabenverwaltung mit automatischer Extraktion aus Protokollen
  • KI-Chatbot zur semantischen Suche im Projektwissen (RAG)
  • Meeting-Bot für Online-Besprechungen (Zoom, Teams, Google Meet, etc.)
  • PDF- und DOCX-Export mit optionalem Branding
  • KI-gestützte Erstellung von Agenden anhand offener Punkte

(3) Unsere Softwareleistungen stellen wir Ihnen im Rahmen eines „Subscriptionmodells“, juristisch gesehen also als Mietsache für die Dauer unserer Vertragsbeziehung zur Verfügung.

(4) Die konkreten Leistungsbestandteile, die wir im Vertragsverhältnis zu Ihnen erbringen, ergeben sich aus dem Lizenzvertrag, Ihrer Bestellung bzw. aus der Bestell-/Auftragsbestätigung.

Hinweis zur KI-Nutzung: Unsere Software nutzt Künstliche Intelligenz (KI) zur Transkription und Protokollerstellung. Die KI-generierten Inhalte sind als Entwürfe zu verstehen und bedürfen der menschlichen Überprüfung und Freigabe durch den Nutzer vor der Weiterverwendung. Die Genauigkeit der KI-Ergebnisse liegt erfahrungsgemäß bei 90-95%, jedoch kann keine vollständige Fehlerfreiheit garantiert werden.

b) Dienstleistungen

Neben den Softwareleistungen bieten wir Dienstleistungen, wie unter anderem Onboarding-Unterstützung oder Beratungsleistungen im Zusammenhang mit dem Einsatz unserer Software an. Wenn Sie bspw. eine individuelle Betreuung beim Einsatz unserer Software wünschen, ist dies über eine individuelle Vereinbarung über Leistungsinhalte und Vergütung möglich. Bei der Erbringung von Dienstleistungen wird unser Aufwand, vorbehaltlich anderweitiger Regelungen im Angebot oder Lizenzvertrag, anhand der dafür angefallenen Personentage oder nach Stunden abgerechnet.

c) Web- & Serverhosting

(1) Sofern Sie unsere Softwareleistungen als SaaS-Lösung in Anspruch nehmen, erbringen wir zudem Web- & Server-Hosting Leistungen. Unsere Web- & Server-Hosting Leistungen umfassen insbesondere die Zurverfügungstellung einer IT-Umgebung für unsere Software. Die IT-Umgebung wird innerhalb von einem oder mehreren Servern angelegt. Die Plattform-Datenbank sowie das KI-Backend werden auf Servern in Deutschland gehostet.

(2) Wir tragen weiterhin dafür Sorge, dass Ihre gespeicherten Daten über das Internet abrufbar sind. Sie bleiben Alleinberechtigter an den Daten und können jederzeit die Herausgabe verlangen. Sie sind dabei nicht berechtigt, Ihren Speicherplatz einem Dritten zur Nutzung zu überlassen.

d) Support-Leistungen

(1) Weiterhin bieten wir in Bezug auf unsere SaaS-Leistungen ergänzende Support-Leistungen an. Diese Support-Leistungen bestehen insbesondere aus:

  • dem Einspielen von Sicherheits-Updates betreffend Ihre Instanz,
  • der Information über Major-Updates (Upgrades) für Ihre Instanz.

(2) Darüber hinaus gewährleisten wir für Sie eine direkte Erreichbarkeit für dringende Unterstützung in Supportfällen, die nicht bereits von unserer Leistungspflicht zur Aufrechterhaltung der Software abgedeckt sind. Sämtliche Supportleistungen richten sich zudem nach unseren vertraglichen Vereinbarungen.

(3) Sie erreichen uns grundsätzlich über:

  • E-Mail Support rund um die Uhr mit einer Reaktion montags bis freitags von 09:00 - 17:00 Uhr unter support@baumeet.ing

§ 2 Vergütung für unsere Leistungen

(1) Unsere Leistungen erwerben Sie grundsätzlich zu den Konditionen des gewählten Lizenzmodells bzw. nach den Konditionen des für Sie individuell erstellten Angebots. Die Vergütung umfasst je nach Lizenzmodell eine bestimmte Anzahl an Meeting-Stunden (für Transkription und Protokollerstellung) sowie KI-Credits (für zusätzliche KI-Funktionen wie Chatbot, Agenda-Erstellung, etc.).

(2) Unsere Dienstleistungen rechnen wir grundsätzlich nach Aufwand bzw. gemäß individueller Vereinbarung mit Ihnen ab.

(3) Jede Vergütung versteht sich zzgl. Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe zum Zeitpunkt und am Ort der Erbringung der Leistung.

(4) Die Vergütung für die von uns zu erbringenden Leistungen ist von Ihnen grundsätzlich gem. den Regelungen unseres Angebots zu zahlen. Sollten im Angebot entsprechende Regelungen fehlen, ist die vereinbarte Vergütung jeweils im Voraus für den entsprechenden Vertragszeitraum zu zahlen. Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte über unseren Zahlungsdienstleister Stripe. Wir sind zudem berechtigt, Ihnen die jeweilige Vergütung für bis zu 12 Monate im Voraus in Rechnung zu stellen.

(5) Unsere Rechnungen werden mit Zugang bei Ihnen fällig und sind ohne Abzüge innerhalb von 30 Kalendertagen auf unser in der Rechnung angegebenes Konto zu zahlen.

(6) Reisekosten und Spesen sind gesondert zu vergüten. Haben die Parteien keine Festlegung getroffen, erfolgt dies nach den im Zeitpunkt der Erbringung der Leistung geltenden steuerlichen Höchstsätzen.

(7) Wir haben das Recht, unsere Preise pro Kalenderjahr um bis zu 5 Prozent zu erhöhen, falls sich die Preise unserer Dienstleister erhöhen, falls dies zum Ausgleich inflationärer Preisänderungen notwendig ist, falls sich der Verbraucherpreisindex entsprechend erhöht oder für den Fall, dass wir unser Geschäftsmodell anders bepreisen möchten. Preiserhöhungen werden Ihnen selbstverständlich rechtzeitig vorab mitgeteilt, sodass Sie ihnen zustimmen oder sie ablehnen können. Sollten Sie mit einer Preiserhöhung nicht einverstanden sein, werden wir versuchen, in gemeinsamen Abstimmungen eine Lösung zu finden. Sollte hierbei keine Lösung gefunden werden, steht jeder Partei ab Scheitern der Verhandlungen das Recht zur Kündigung dieses Vertrags mit einer Frist von 1 Monat zu.

§ 3 Laufzeit des Vertrags

(1) Der Vertrag über die Software wird für die im Angebot, im Vertrag bzw. im Bestellvorgang gewählte Dauer geschlossen („Grundlaufzeit“). Es stehen folgende Abrechnungsmodelle zur Verfügung:

a. Monatsabo: Monatliche Abrechnung mit einer Grundlaufzeit von einem Monat.

b. Jahresabo: Jährliche Abrechnung mit einer Grundlaufzeit von einem Jahr (vergünstigter Tarif).

(2) Eine Kündigung ist jederzeit möglich. Die Kündigungsfrist beträgt für beide Parteien 1 Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums (bei Monatsabo: zum Ende des Abrechnungsmonats; bei Jahresabo: zum Ende der Vertragslaufzeit). Die Kündigung kann in Textform erfolgen oder durch entsprechende Beendigung der Inanspruchnahme unserer Leistungen in den Einstellungen. Bei ausbleibender Kündigung verlängert sich der Vertrag jeweils um die Dauer der Grundlaufzeit.

(3) Ein Upgrade des gewählten Lizenzmodells bzw. eine Erweiterung der gebuchten Leistungen ist jederzeit mit sofortiger Wirkung möglich.

(4) Mit Wirksamwerden der Kündigung wird der Zugang zu unseren Leistungen für Sie und Ihre Nutzer gesperrt. Sie können die mit unseren Leistungen verarbeiteten Inhalte bis 30 Tage nach Wirksamwerden der Kündigung exportieren. Hiernach werden wir Ihren Zugang vollständig löschen. Unterstützungsleistungen im Zusammenhang mit der Kündigung können von uns auf Nachfrage und ggf. gegen gesonderte Vergütung erbracht werden.

(5) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung dieses Vertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 4 Grundsätze zur Erbringung unserer Leistungen

(1) Wir stellen Ihnen mit unserer Software und ihren Funktionen lediglich eine technische Grundlage für die hiermit durch Sie in den Grenzen der erworbenen Leistungen (siehe insbesondere die Leistungsbeschreibung) abzubildenden Zwecke zur Verfügung. Wir übernehmen keine Verantwortung für die mit unserer Software ausgeführten Handlungen bzw. für die mit unserer Software verarbeiteten Inhalte. Für sämtliche von Ihnen mit unserer Software ausgeführten Handlungen und verarbeiteten Inhalte gelten ausschließlich die gesetzlichen Regelungen, Vereinbarungen und Verträge, die Sie mit Ihren Kunden, Partnern, Mitarbeitern etc. schließen, mit denen Sie bzw. für die Sie unsere Software einsetzen.

(2) Für die Inanspruchnahme unserer Software gelten die mietrechtlichen Vorschriften. Instandhaltungsmaßnahmen wie Updates, Patches, Hotfixes sind Bestandteil unserer Leistung. Ein weitergehender Support wird bei entsprechender Vereinbarung angeboten. Über die Instandhaltungsmaßnahmen hinaus findet das gesetzliche Mietmängel-Gewährleistungsrecht Anwendung.

(3) Anpassungen, Änderungen und Ergänzungen der Software sowie Maßnahmen, die der Feststellung und Behebung von Funktionsstörungen dienen, werden nur dann zu einer vorübergehenden Unterbrechung oder Beeinträchtigung der Erreichbarkeit führen, wenn dies aus technischen Gründen zwingend notwendig ist. Größere Wartungsarbeiten, die zu einer Funktionsstörung der Software führen könnten, werden wir grundsätzlich außerhalb üblicher Geschäftszeiten erbringen.

a. Updates und Wartungsarbeiten werden regelmäßig zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Software durchgeführt. Die Arbeiten können gelegentlich zu vorübergehenden Einschränkungen oder Unterbrechungen der Verfügbarkeit des Systems führen. Folgende Zeitfenster gelten für diese Maßnahmen:

  • Wochentags (Montag bis Freitag): 22:00 - 06:00 Uhr
  • Wochenenden (Samstag und Sonntag): 18:00 - 08:00 Uhr

Wir sind bemüht, die Dauer solcher Arbeiten auf ein Minimum zu beschränken.

b. Über geplante Updates, die Einschränkungen oder Systemausfälle verursachen können, wird der Kunde rechtzeitig, in der Regel mindestens 3 Tage, im Voraus über einen Hinweis innerhalb der Plattform informiert.

c. In dringenden Fällen, insbesondere bei sicherheitskritischen Updates, behalten wir uns vor, außerhalb der regulären Wartungszeiten kurzfristige Arbeiten durchzuführen. Solche Maßnahmen werden so bald wie möglich kommuniziert und vorzugsweise außerhalb der üblichen Geschäftszeiten vorgenommen.

(4) Verfügbarkeit:

Für den Regelbetrieb (nach Abschluss der Beta-Phase): Die Verfügbarkeit der Software nach diesem Vertrag beträgt 95 % im Jahresdurchschnitt außerhalb der Wartungsarbeiten. Die Verfügbarkeit wird nicht länger als zwei Kalendertage in Folge beeinträchtigt oder unterbrochen sein.

Sonderregelung für Alpha- und Beta-Phase: Während der Alpha- und Beta-Phase der Software gilt keine garantierte Verfügbarkeit. In dieser Phase handelt es sich um eine Testversion, bei der mit Einschränkungen, Fehlern und Ausfällen zu rechnen ist. Teilnehmer der Alpha-/Beta-Phase erklären sich mit diesen Einschränkungen einverstanden und haben keinen Anspruch auf Schadensersatz aufgrund von Nichtverfügbarkeit oder Fehlfunktionen der Software.

Drittanbieter-Dienste: Bei der Berechnung der Verfügbarkeit bleiben Ausfallzeiten unberücksichtigt, die auf technischen Störungen oder Ausfällen von Drittanbietern beruhen (insbesondere KI-API-Anbieter wie zum Beispiel Google, Anthropic; Transkriptionsdienste; Cloud-Hosting-Provider), soweit diese außerhalb unserer Einflusssphäre liegen. Sollten Drittanbieter ihre Dienste dauerhaft einstellen oder wesentlich ändern, sind wir berechtigt, die betroffenen Funktionen anzupassen oder alternative Anbieter einzusetzen, soweit dies dem Kunden zumutbar ist.

Service Credits (nach Abschluss der Beta-Phase): Wird die zugesicherte Verfügbarkeit von 95 % im Regelbetrieb unterschritten, erhält der Kunde auf Antrag eine Gutschrift (Service Credit) auf die monatliche Nutzungsgebühr. Die Gutschrift beträgt 5 % bei einer Verfügbarkeit von 95-90 %, 10 % bei 90-85 % und 25 % bei unter 85 %. Service Credits sind die einzige und ausschließliche Kompensation für Nichtverfügbarkeit; weitergehende Schadensersatzansprüche wegen Nichtverfügbarkeit sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Der Antrag auf Service Credit muss innerhalb von 30 Tagen nach Ende des betroffenen Abrechnungszeitraums in Textform gestellt werden.

(5) Sie dürfen, vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung zwischen uns, unsere Leistungen nicht an Dritte zur gewerblichen Nutzung überlassen.

(6) Wir sind berechtigt, unsere Leistungen durch Dritte und Subunternehmen erbringen zu lassen.

(7) Wir behalten uns vor, unsere Leistungen sowie die hierauf bezogenen Dokumente und Anlagen unter Berücksichtigung Ihrer Interessen zu ändern, anzupassen, sofern wir hierdurch nicht unsere vertraglich übernommenen Hauptleistungspflichten Ihnen gegenüber verletzen. Wesentliche und die Vertragsbeziehung mit Ihnen in negativer Hinsicht ändernde Modifikationen & Einstellungen werden wir nur mit Ihrem Einverständnis vornehmen. Wird ein solches nicht erzielt und müssen wir die entsprechende Modifikation oder Einstellung aber vornehmen, weil wir unser Geschäftsmodell ändern oder dies aus technischen Gründen erforderlich ist, haben beide Parteien das Recht, diesen Vertrag außerordentlich zu kündigen.

(8) Bei höherer Gewalt sind wir für die entsprechende Dauer von unserer Pflicht zur Erbringung der Leistungen befreit, sofern uns die Leistungserbringung tatsächlich nicht möglich ist. Als höhere Gewalt gelten von uns oder von einem Subunternehmer nicht zu vertretendes Feuer, Explosion, Überschwemmung, Krieg, Blockade, Embargo, Pandemie und Arbeitskampfmaßnahmen.

(9) Für das Handeln Ihrer Nutzer sind Sie verantwortlich und stehen hierfür wie für Ihr eigenes Handeln ein.

(10) Über Links oder Funktionalitäten in unserer Software können Sie zu fremden Websites und Software gelangen, die nicht von uns betrieben werden und für die wir nicht verantwortlich sind. Solche Links oder Funktionalitäten sind entweder eindeutig gekennzeichnet oder durch einen Wechsel in der Adresszeile des Browsers oder eine Änderung der Benutzeroberfläche erkennbar.

(11) Bei der Nutzung unserer Software ist es Ihnen untersagt:

  • Schutzrechte Dritter wie Marken, Urheber- und Namensrechte zu verletzen,
  • andere Kunden und Dritte zu belästigen,
  • schadcodehafte oder virenbehaftete Dokumente, Dateien, IT-Systeme Dritter und Daten im Zusammenhang mit unseren Leistungen zu verwenden,
  • über bereitgestellte Funktionalitäten und Schnittstellen hinausgehende Mechanismen, Software und Skripte einzusetzen, insbesondere wenn hierdurch unsere Leistungen blockiert, modifiziert, kopiert oder überschrieben werden, sowie
  • unsere Leistungen durch Datenveränderung (§ 303a StGB), Computersabotage (§ 303b StGB), Fälschung beweiserheblicher Daten (§ 269, 270 StGB), Unterdrückung beweiserheblicher Daten (§ 274 StGB), Computerbetrug (§ 263a StGB), Ausspähen von Daten (§ 202a StGB), Abfangen von Daten (§ 202b StGB) oder andere Straftaten zu beeinträchtigen.

Hinweise zur KI-Verarbeitung:

(12) Die KI-gestützten Funktionen unserer Software (Transkription, Protokollerstellung, Chatbot, etc.) erzeugen automatisierte Ergebnisse, die als Entwürfe zu verstehen sind. Der Kunde ist verpflichtet, alle KI-generierten Inhalte vor der Freigabe und Weiterverwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

(13) Wir garantieren keine vollständige Fehlerfreiheit der KI-generierten Inhalte. Die Verantwortung für die finale Freigabe und Verwendung der Protokolle liegt beim Kunden.

(14) Die Verarbeitung der Audiodaten zur Transkription erfolgt durch spezialisierte Drittanbieter (Subprozessoren). Audiodateien werden nach Abschluss der Transkription gelöscht; das Rohtransskript wird aufbewahrt.

Transparenz und EU AI Act Compliance:

(15) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass die Plattform Künstliche Intelligenz zur Unterstützung der Protokollerstellung einsetzt. Die KI-generierten Inhalte werden dem Kunden als bearbeitbare Entwürfe zur Verfügung gestellt. Durch die Bearbeitung im Editor und die aktive Freigabe durch den Kunden übernimmt dieser die inhaltliche Verantwortung für das finale Dokument. Das freigegebene Protokoll gilt als vom Kunden erstelltes und verantwortetes Dokument, das mit KI-Unterstützung entstanden ist.

(16) Wir erfüllen die Transparenzpflichten der geltenden KI-Regulierung (insbesondere EU AI Act, Art. 50), indem wir den Kunden über den Einsatz von KI-Systemen informieren und die Funktionsweise transparent dokumentieren. Der Kunde verpflichtet sich, bei Rückfragen Dritter zum Erstellungsprozess wahrheitsgemäß Auskunft zu geben.

§ 5 Ihre Mitwirkungspflichten für unsere Leistungen

Folgende Beistellungen und Mitwirkungen sind insbesondere von Ihnen als Nebenleistungspflichten kostenfrei uns gegenüber zu erbringen:

  • Bereitstellung korrekter und vollständiger Informationen zu Besprechungsteilnehmern (Namen, Rollen, Unternehmen) für eine korrekte Sprecherzuweisung.
  • Überprüfung der KI-generierten Protokolle auf Richtigkeit und Vollständigkeit vor der Freigabe.
  • Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber den Besprechungsteilnehmern vor der Aufzeichnung (z.B. durch Hinweis in der Termineinladung). Die Wahl der geeigneten Rechtsgrundlage (Einwilligung oder berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) obliegt dem Kunden.
  • Meldungen von Sach- und Rechtsmängeln sowie von Störungen müssen eine Problembeschreibung (z.B. mit Screenshots oder Videoaufnahme) enthalten.
  • Eigenständige und eigenverantwortliche Nutzung der Software im Rahmen der geltenden Gesetze, insbesondere des Datenschutzrechts.
  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten: Die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. gemäß § 634a BGB, VOB/B, steuerrechtliche Vorschriften) liegt ausschließlich beim Kunden. baumeet.ing stellt hierfür umfangreiche Exportfunktionen zur Verfügung (PDF, DOCX, ZIP-Gesamtexport). Wir empfehlen dringend, Protokolle regelmäßig zu exportieren und in einem eigenen Archivsystem aufzubewahren.

§ 6 Allgemeine Haftung

(1) Wir haften, vorbehaltlich gesonderter Regelungen im Vertrag oder in diesen AGB, insbesondere in den §§ 6 und 7, für von uns, unsere gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und die von uns eingeschalteten Subunternehmer verursachten, unmittelbaren Sach- und Vermögensschäden bis zur Höhe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Nutzungsgebühren, maximal jedoch 10.000 EUR je Schadensereignis und 20.000 EUR für die gesamte Vertragslaufzeit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit ist unsere Haftung auf den vertragstypischen und vorhersehbaren Schaden beschränkt. Außerhalb der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist unsere Haftung auf den Ersatz mittelbarer Sach- und Vermögensschäden, insbesondere entgangenen Gewinn, bei einfacher Fahrlässigkeit vollständig ausgeschlossen. Bei höherer Gewalt sowie bei unentgeltlicher Nutzung unserer Leistungen ist unsere Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit insgesamt ausgeschlossen. Vertragswesentliche Pflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Erfüllung vertraut werden darf.

(3) Wir haften der Höhe nach unbegrenzt bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei einem vorsätzlichen oder arglistigen Handeln. Gleiches gilt bei der schriftlichen Übernahme einer Garantie für die Beschaffenheit oder Haltbarkeit einer von uns zu erbringenden Leistung.

(4) Unsere Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(5) Sie haben für das Handeln Ihrer Mitarbeiter, gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen und etwaiger anderer Nutzer unserer Leistungen wie für eigenes Handeln einzustehen. Darüber hinaus haben Sie uns im Rahmen Ihrer Verantwortlichkeit (siehe insbesondere § 4 Abs. 1 dieser AGB) auf erstes Anfordern von haftungsrechtlichen Inanspruchnahmen Dritter aufgrund von Schäden freizustellen, die durch Ihre Nutzung unserer Leistungen bei Dritten und sonstigen Betroffenen hervorgerufen wurden.

Haftung im Zusammenhang mit KI-Funktionen:

(6) Wir haften für die technische Funktionsfähigkeit der KI-gestützten Funktionen und die zugesicherten Eigenschaften der Software. Wir haften nicht für Schäden, die daraus resultieren, dass der Kunde KI-generierte Inhalte ohne angemessene Prüfung verwendet oder freigibt.

(7) Der Kunde trägt die Verantwortung für die korrekte Anwendung der Software, die Überprüfung der KI-Ergebnisse und die finale Freigabe der Protokolle.

§ 7 Gewährleistung für unsere Leistungen

(1) Bei Vorliegen von Sach- und Rechtsmängeln gelten vorbehaltlich der Festlegungen in dieser Ziffer die gesetzlichen Regelungen. Es gilt § 377 HGB. Sämtliche Mängelansprüche stehen unter der Bedingung Ihrer unverzüglichen Mängelanzeige gem. § 377 Abs. 1 und Abs. 3 HGB. Ihre Mängelanzeige hat schriftlich (Ausschluss der elektronischen Form) zu erfolgen.

a) Sachmängel

(2) Bei Sachmängeln steht Ihnen nach unserer Wahl zunächst das Recht auf kostenfreie Nachbesserung oder Neulieferung (nachfolgend „Nacherfüllung“) zu. Kann der Mangel nach zweimaliger Nacherfüllung nicht behoben werden, ist vor einer etwaigen Kündigung bzw. einem Rücktritt zu prüfen, ob Ihren Interessen durch eine Alternativlösung entsprochen werden kann.

(3) Bei Miete ist die verschuldensunabhängige Haftung auf Schadensersatz für bei Überlassung vorhandene Mängel aus § 536a Abs. 1 BGB ausgeschlossen.

b) Rechtsmängel

(4) Unsere Leistungen werden Ihnen frei von Rechten Dritter verschafft. Bitte informieren Sie uns unverzüglich in Textform, wenn Sie Kenntnis über Rechte Dritter an unseren Leistungen erlangen.

(5) Auf unser Verlangen haben Sie uns die Verteidigung gegen die von Dritten geltend gemachten Ansprüche zu überlassen, uns sämtliche hierfür notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, Erklärungen zu erteilen und Befugnisse einzuräumen. Im Gegenzug stellen wir Sie von Zahlungs- und Schadensersatzansprüchen wegen der Rechte Dritter frei.

(6) Sind unsere Leistungen tatsächlich mit Rechten Dritter belastet, sind wir nach unserer Wahl berechtigt:

  • die Rechte Dritter oder deren Geltendmachung zu beseitigen (z.B. durch Zahlung von Lizenzgebühren), oder
  • unsere Leistungen in der Weise zu verändern, dass Rechte Dritter nicht mehr verletzt werden.

c) Allgemein

(7) Mängelansprüche entfallen, wenn Sie ohne unsere vorherige Zustimmung Änderungen an den Leistungen vorgenommen haben oder wenn die Leistungen von Ihnen zu einem nicht von diesem Vertrag gedeckten Zweck eingesetzt werden und diese Handlung für das Auftreten des Mangels allein verantwortlich ist.

(8) Sämtliche Ansprüche wegen Mängeln verjähren, sofern sie nicht ohnehin schon nach den vorgenannten Regelungen beschränkt oder ausgeschlossen sind, in 12 Monaten.

§ 8 Ihr Nutzungsrecht an unseren Leistungen

a) Softwarenutzung & Allgemeines

(1) Sie erhalten ein einfaches, nicht ausschließliches, zeitlich auf die Dauer des Vertrages befristetes und räumlich unbeschränktes Recht zur Nutzung unserer Leistungen.

(2) Ihre in Ihrem Mehrheitsbesitz befindlichen Konzernunternehmen sind zur Nutzung der Software gleichermaßen berechtigt. Eine selbständige Befugnis zur Unterlizenzierung oder sonstigen Übertragung Ihrer Nutzungsrechte ist hiermit nicht verbunden. Dieses Nutzungsrecht endet, wenn für das Konzernunternehmen die Voraussetzungen eines verbundenen Unternehmens (z.B. i.S.d. §§ 15 ff. AktG) nicht mehr vorliegen.

(3) Zur Ausstellung, öffentlichen Wiedergabe, insbesondere der öffentlichen Zugänglichmachung, Bearbeitung, Umgestaltung, Übersetzung, Dekompilierung oder sonstigen Umgestaltung der Software sind Sie nicht berechtigt. Ihre Rechte aus §§ 69d Abs. 3, 69e UrhG bleiben unberührt.

(4) Wir sind berechtigt, unsere Leistungen samt neuer Releases sowie sonst im Zusammenhang mit dem Vertrag erarbeitetes allgemeines Know-how, Erfahrungswissen, Methoden und Vorgehensweisen anderweitig zu verwenden (Zurverfügungstellung an Dritte, als Open Source Software etc.).

(5) Test- und Demolizenzen sind vorbehaltlich einer anderweitigen Vereinbarung auf eine Laufzeit von bis zu 30 Tagen beschränkt.

b) Datennutzung und KI-Training

(6) Kundendaten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet. Ihre Besprechungsaufnahmen, Transkripte und Protokolle dienen ausschließlich der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen und werden nicht zur Verbesserung oder zum Training von KI-Modellen herangezogen.

c) Open Source Software

(7) An in unseren Leistungen enthaltener Open Source Software räumen wir Ihnen solche Rechte ein, die nach den für uns geltenden Lizenzbedingungen auf Sie übertragen werden können. Ihnen ist die Nutzung unserer Leistungen ausschließlich im Rahmen dieser Lizenzbedingungen gestattet. Für hierüber hinausgehende Nutzungen übernehmen wir keine Gewähr oder Haftung.

§ 9 Übertragung auf Dritte

(1) Wir sind berechtigt, den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger oder ein mit uns verbundenes Konzernunternehmen zu übertragen. Hierüber werden wir Sie in Textform mindestens zwei Monate vor der geplanten Übertragung informieren.

(2) Eine Übertragung des Vertrags auf einen Dritten bedarf Ihrer vorherigen Zustimmung. Im Falle Ihres Widerspruchs wird der Vertrag unverändert fortgeführt. Der Widerspruch gilt als wichtiger Grund zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags durch uns.

§ 10 Geheimhaltung

(1) Im Rahmen der Zusammenarbeit erlangen beide Parteien Kenntnis von Geschäftsgeheimnissen der jeweils anderen Partei oder Dritten. Ein Geschäftsgeheimnis ist eine Information, die den Personen, die üblicherweise mit dieser Art von Informationen umgehen, weder allgemein bekannt noch ohne Weiteres zugänglich ist, daher von wirtschaftlichem Wert ist und die somit Gegenstand von angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen ist (vgl. § 2 GeschGehG). Ein Geschäftsgeheimnis ist weiterhin eine Information, die als Geschäftsgeheimnis gekennzeichnet ist, die durch gewerbliche Schutzrechte oder das Urheberrecht geschützt ist, die unter das Bankgeheimnis oder den Datenschutz fällt und bei der ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung besteht. Kein Geschäftsgeheimnis sind Informationen, die der jeweils anderen Partei vor der Offenlegung bekannt sind, die nach der Offenlegung der Öffentlichkeit ohne Mitwirkung der offengelegten Partei bekannt geworden sind, die die offengelegte Partei durch einen berechtigten Dritten erfahren hat und die die offengelegte Partei selbst entwickelt hat.

(2) Die empfangende Partei, sowie alle, die bestimmungsgemäß mit Geschäftsgeheimnissen in Kontakt kommen, sind verpflichtet, die Geschäftsgeheimnisse streng vertraulich zu behandeln und nur zu nutzen oder Dritten und Beschäftigten offenzulegen, wenn dies im Zusammenhang mit dem Geschäftszweck erforderlich ist. Im Übrigen wird die empfangende Partei die Geschäftsgeheimnisse vor Kenntnisnahme Dritter schützen.

(3) Gegenstände sowie Dateien oder sonstige unkörperliche Gegenstände, auf denen sich Geschäftsgeheimnisse befinden, sind auf Verlangen der offenlegenden Partei bzw. spätestens mit Beendigung der Vertragsbeziehungen unverzüglich zu löschen oder an die offenlegende Partei herauszugeben.

(4) Als Anbieter einer Software zur Verarbeitung von Besprechungsinhalten sind wir zudem zur Verschwiegenheit über die in den Protokollen enthaltenen Informationen verpflichtet. Die Inhalte der Besprechungen und Protokolle werden von uns nicht eingesehen, es sei denn, dies ist zur technischen Fehlerbehebung erforderlich und wird vorab mit dem Kunden abgestimmt.

§ 11 Referenznennung

Der Auftraggeber erklärt sich damit einverstanden, mit Zustandekommen des Lizenzvertrags samt seinem Logo und seinem Unternehmensnamen in die Referenzliste des Auftragnehmers zu Repräsentationszwecken aufgenommen zu werden. Die Referenzliste wird bspw. in öffentlichen Auftritten des Auftragnehmers im Internet oder in Präsentationen dargestellt. Hierbei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Kunde kann dieser Nutzung jederzeit in Textform widersprechen.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Die Abtretung von einzelnen Ansprüchen aus diesem Vertrag bedarf der vorherigen Zustimmung der jeweils anderen Partei in Textform. Die Abtretung von Geldansprüchen ist hiervon ausgenommen.

(2) Auf die gesamte Vertragsbeziehung der Parteien findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung.

(3) Gerichtsstand für alle sich aus der Vertragsbeziehung ergebenden Streitigkeiten ist das sachlich zuständige Gericht an unserem Sitz (Münster).

(4) Die Beachtung des Exportkontrollrechts sowie die Beachtung sämtlicher Ein- und Ausfuhrbestimmungen in Bezug auf unsere Leistungen liegt ausschließlich bei Ihnen.

(5) Änderungen und Ergänzungen der AGB sowie des gesamten zwischen uns bestehenden Vertrags bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags, die aufgrund geänderter rechtlicher oder technischer Anforderungen an unsere Leistungserbringung von uns vorgenommen werden (müssen) und die keine negativen Auswirkungen auf die Ihnen zustehenden Leistungen haben, werden wirksam, wenn Sie einer Änderung nicht innerhalb eines Monats nach Zugang einer Änderungsmitteilung in Textform widersprechen und wir Sie vorab auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen haben. Widersprechen Sie der Änderung, gilt der Vertrag unverändert weiter und wir sind zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags mit einer Frist von einem Monat zum Ende des nächsten Kalendermonats berechtigt. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags, die wir aufgrund geänderter Leistungs-, Vergütungs- oder sonstiger kaufmännischer oder operativer Anforderungen vornehmen möchten, werden nur wirksam, wenn Sie ihnen ausdrücklich zustimmen. Diese Zustimmung kann über das Klicken eines Einwilligungs-Buttons in der Änderungsmitteilung (E-Mail oder Pop-Up im Rahmen der Nutzung unserer Leistungen) bzw. auf einem sonstigen von uns für Sie bereitgestellten einfachem & transparentem Wege erteilt werden. Die Textform gilt auch für eine Änderung dieser Formklausel. Der Vorrang individueller Nebenabreden bleibt unberührt. Die vorgenannten Fristen gelten nicht und es besteht lediglich ein Informationsrecht über Änderungen des Vertrags, sofern die Änderungen zur Abwehr einer unvorhergesehenen und unmittelbar drohenden Gefahr notwendig sind, um Sie vor Betrug, Schadsoftware, Spam, Verletzungen des Datenschutzes oder anderen Cybersicherheitsrisiken zu schützen.

(6) Sollte eine der Bestimmungen des Vertrags unwirksam sein oder der Vertrag eine regelungsbedürftige Lücke enthalten, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen oder lückenhaften Bestimmungen nicht. Die Parteien verpflichten sich in diesem Fall, die unwirksamen oder lückenhaften Bestimmungen durch wirtschaftlich den unwirksamen oder lückenhaften Bestimmungen am nächsten kommende Bestimmungen zu ersetzen bzw. zu vervollständigen.

Stand: Januar 2026 | Version 1.1

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