Leistungsbeschreibung

KI-Protokollsoftware für die Baubranche

der
bold planung + projekte GmbH
An den Bleichen 10
48151 Münster

1. Überblick

Für die KI-Protokollsoftware baumeet.ing gelten die folgenden leistungsbeschreibenden Inhalte und Funktionalitäten:

1.1 Funktionsumfang

baumeet.ing ist eine Software-as-a-Service (SaaS) Lösung zur automatisierten Erstellung von Besprechungsprotokollen für die Baubranche. Die Software nutzt Künstliche Intelligenz (KI) zur Transkription von Besprechungsaufnahmen und zur Generierung strukturierter Protokolle.

Kernfunktionen:

• Audio-/Video-Upload und automatische Transkription
• KI-gestützte Protokollerstellung mit branchenspezifischer Struktur
• Sprechererkennung und -zuweisung (Speaker Diarization)
• Kollaborativer Freigabe-Workflow mit Audit-Trail
• Aufgabenverwaltung mit KI-gestützter Extraktion aus Protokollen
• KI-Chatbot zur semantischen Suche im Projektwissen (RAG)
• Meeting-Bot für Online-Besprechungen
• PDF- und DOCX-Export

Die Funktionen werden in Basis-Pakete zur einfachen Lizenzierung und besseren Übersicht unterteilt:

1.1.1 Lizenz-Pakete

Es werden 3 verschiedene Lizenzmodelle angeboten, mit bereits enthaltenen Funktionalitäten und Grenzen für die Anzahl an Nutzern und inkludierten Ressourcen. Zwischen den Lizenz-Paketen kann jederzeit auf ein höheres Paket gewechselt werden.

1. Solo-Paket (Einzelnutzer/Einzelkämpfer-Büro)
2. Professional-Paket (Einzelnutzer mit erweiterten Funktionen)
3. Team-Paket (Mehrere Nutzer mit Rollenverwaltung)

1.1.2 Ressourcen-Modell

Die Nutzung der KI-Funktionen basiert auf zwei Ressourcen-Typen:

Die konkreten Kontingente ergeben sich aus dem gewählten Lizenzmodell. Zusätzliche Ressourcen können nachgekauft werden (Top-Up).

1.2 Funktionsumfang der Pakete im Detail

1.2.1 Solo-Paket

Bei dem Solo-Paket handelt es sich um das Einsteiger-Lizenzmodell für:

• Einzelnutzer (1 Benutzer)
• Keine Team-Funktionen

1.2.2 Professional-Paket

Bei dem Professional-Paket handelt es sich um das mittlere Lizenzmodell für:

• Einzelnutzer (1 Benutzer)
• Erweiterte Funktionen und Kontingente

1.2.3 Team-Paket

Bei dem Team-Paket handelt es sich um das höchste Lizenzmodell für:

• Mehrere Benutzer (Team/Organisation)
• Vollständige Rollen- und Rechteverwaltung

Lizenztypen im Team-Paket:

1.3 Detailbeschreibung der Kernfunktionen

1.3.1 Audio-/Video-Upload und Transkription

Die Plattform ermöglicht das Hochladen von Audio- und Videodateien in gängigen Formaten. Die hochgeladenen Dateien werden automatisch transkribiert.

Unterstützte Formate:

• Audio: MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC
• Video: MP4, MOV, AVI, MKV, WebM

Transkription:

• Automatische Spracherkennung
• Sprechertrennung (Speaker Diarization)
• Mehrsprachige Unterstützung (primär: Deutsch)

1.3.2 Meeting-Bot für Online-Besprechungen

Als Alternative zum Datei-Upload kann ein Meeting-Bot zu Online-Besprechungen eingeladen werden.

Unterstützte Plattformen:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet
• Webex
• Weitere gängige Plattformen

Funktionen:

• Sofortiger Beitritt oder geplante Teilnahme
• Automatische Aufzeichnung
• Übergabe der Meeting-Teilnehmernamen zur vereinfachten Sprecherzuweisung

1.3.3 Sprecherzuweisung (Speaker Diarization)

Nach der Transkription werden die Sprecher anhand ihrer Stimme automatisch unterschieden (Speaker A, B, C, etc.). Der Nutzer kann die Sprecher dann den Kontakten aus der Projektkontaktliste zuweisen.

Übergebene Informationen an die KI:

• Name des Sprechers
• Firma/Organisation
• Rolle im Projekt (z.B. Bauherr, Fachplaner, Architekt)

1.3.4 KI-Protokollerstellung

Nach Abschluss der Sprecherzuweisung wird das Transkript an das KI-Modell zur Protokollerstellung übergeben.

Protokollstruktur:

• Strukturierte Gliederung nach Besprechungsthemen
• Zuordnung von Aussagen zu Sprechern mit Rolle und Firma
• Automatische Erkennung von Aufgaben und Beschlüssen
• Branchenspezifische Formatierung für die Baubranche

Wichtiger Hinweis: Die KI-generierten Protokolle sind als Entwürfe zu verstehen. Die Genauigkeit liegt erfahrungsgemäß bei 95-98%, jedoch ist eine menschliche Überprüfung vor der Freigabe erforderlich.

1.3.5 Protokoll-Editor

Nach der KI-Erstellung kann das Protokoll in einem Editor bearbeitet werden.

Funktionen:

• Textbearbeitung und Formatierung
• Korrektur von KI-Fehlern
• Ergänzung von Informationen
• Neuerstellen des Protokolls bei Bedarf

1.3.6 Freigabe-Workflow

Das fertige Protokoll kann über einen rechtssicheren Freigabe-Workflow an die Besprechungsteilnehmer versendet werden.

Ablauf:

1. Protokoll zur Freigabe teilen (E-Mail mit Link an Teilnehmer)
2. Teilnehmer können Protokoll ansehen und kommentieren
3. Bei Kommentaren: Einarbeitung durch Protokollersteller, neue Version teilen
4. Teilnehmer genehmigen das Protokoll
5. Nach Genehmigung aller Teilnehmer: automatische Festschreibung

Freigabefrist: 7 Tage (nach Ablauf gilt das Protokoll als stillschweigend genehmigt)

Festschreibung:

• Protokoll wird unveränderbar gespeichert
• Audit-Trail dokumentiert alle Änderungen, Kommentare und Freigaben
• Versionierung ermöglicht Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
• Festgeschriebene Protokolle werden in die semantische Suche (RAG) überführt

1.3.7 Aufgabenverwaltung

Aus den Protokollen können automatisch Aufgaben extrahiert werden.

Funktionen:

• KI-gestützte Extraktion von offenen Punkten
• Automatische Zuweisung von Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten (sofern im Protokoll genannt)
• Verknüpfung mit dem Ursprungsprotokoll
• Manuelle Aufgabenerstellung möglich
• CSV-Export für Integration in andere Systeme

1.3.8 KI-Chatbot (RAG)

Der KI-Chatbot ermöglicht die semantische Suche im Projektwissen.

Funktionen:

• Semantische Suche über alle festgeschriebenen Protokolle eines Projekts
• Beantwortung von Fragen zum Projektverlauf
• Zitation der Quellen (Protokollverweise)
• Text- und Spracheingabe

Hinweise:

• Der Chatbot durchsucht nur Protokolle, auf die der Nutzer Zugriff hat
• KI-Antworten können Fehler enthalten und sollten anhand der zitierten Quellen überprüft werden
• Die Antworten sind als Ausgangspunkt für weitere Recherche zu verstehen, nicht als abschließende Wahrheit

1.3.9 Agenda-Erstellung

Aus den offenen Punkten kann automatisch eine Agenda für die nächste Besprechung erstellt werden.

1.3.10 Export-Funktionen

Verfügbare Formate:

• PDF (mit optionalem Branding)
• DOCX (Word)

Branding-Optionen (ab Professional-Paket):

• Firmenlogo in der Kopfzeile
• Primärfarbe für Überschriften und Akzente
• Textfarbe der Fußzeile
• Firmenname/Slogan unter dem Logo
• Fußzeile mit Kontaktdaten

1.4 Mindestanforderungen an die IT-Systeme des Nutzers

Die fehlerfreie Nutzung von baumeet.ing setzt ein IT-System mit den folgenden Kriterien voraus:

1.5 Besitz der Inhalte

Alle Inhalte, die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern in baumeet.ing importiert oder erstellt werden, bleiben in Ihrem Eigentum. Dies umfasst insbesondere:

• Hochgeladene Audio-/Videodateien
• Erstellte Transkripte
• Generierte und bearbeitete Protokolle
• Kontaktdaten
• Aufgaben

Datennutzung: Ihre Daten werden ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen verwendet. Kundendaten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet.

2. Administration

2.1 Support

Der Support zu baumeet.ing wird wie in den AGB genannt geleistet.

Kontakt:

• E-Mail: support@baumeet.ing
• Reaktionszeit: Innerhalb von 72 Stunden während der Servicezeiten (Mo-Fr, 09:00-17:00 Uhr)

Support-Kanäle:

• Hilfe erhalten (In-App-Funktion)
• Funktion anfragen (Feature Requests)
• Fehler melden

2.2 Backup und Disaster Recovery

Wir stellen die regelmäßige Sicherung der innerhalb von baumeet.ing verarbeiteten Daten und generierten Ergebnisse sicher und führen regelmäßige Backups durch. Weitere Angaben hierzu werden den Anlagen zu unserem Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) entnommen.

2.3 Datenlöschung

Die Löschung der Daten wird nach Veranlassung durch den jeweiligen Nutzer von baumeet.ing durchgeführt. Darüber hinaus hat der Administrator (bei Team-Paketen) die Möglichkeit, sämtliche Account- und Nutzerdaten zentral zu löschen. In beiden Fällen werden die Daten 60 Tage nach Veranlassung der Datenlöschung endgültig und nicht wiederherstellbar aus den verschlüsselten Backups gelöscht.

Besonderheit Audiodateien: Audiodateien werden nach Abschluss der Transkription und Sprecherzuweisung automatisch gelöscht. Das Rohtransskript bleibt erhalten.

2.4 Datenexport

Nutzer haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Daten zu exportieren:

• Einzelne Protokolle als PDF oder DOCX
• Aufgaben als CSV
• Gesamtdatenexport als ZIP-Archiv (über Einstellungen)

3. Informationssicherheit

Die Sicherheit von Daten in baumeet.ing wird durch eine Reihe technischer und organisatorischer Maßnahmen sichergestellt. Weitere Angaben hierzu werden den Anlagen zu unserem Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) entnommen.

3.1 Datenstandort

Die Verarbeitung und Speicherung der Kerndaten findet auf deutschen Servern statt. Für bestimmte KI-Dienste (Transkription, LLM) werden externe API-Dienste genutzt, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

3.2 Verschlüsselung von Inhalten ("data at rest")

Es wird eine serverseitige Verschlüsselung eingesetzt. Dabei werden die Daten vor dem Schreiben auf die Datenträger im Rechenzentrum verschlüsselt und beim Lesen wieder entschlüsselt.

3.3 Transportverschlüsselung ("data in transit")

Die Transportverschlüsselung ("data in transit") findet per HTTPS statt. Darüber hinaus werden die von Ihnen hochgeladenen Daten per HTTPS verschlüsselt übertragen.

3.4 Isolation von Mandanten

baumeet.ing sieht eine strikte Trennung der Daten unterschiedlicher Mandanten (Organisationen/Nutzer) vor. Hierzu wird eine Mandanten-ID verwendet, welche die direkte Zuordnung von Daten zu Mandanten gewährleistet.

3.5 Protokollierung von Zugriffen

Über die tatsächlichen Zugriffe auf baumeet.ing erheben wir Nutzungsdaten über die detaillierte Nutzung von Benutzern. Hierzu zählen beispielsweise die Anzahl und die Art durchgeführter Zugriffe und verwendete Einstellungen, um mögliche Sicherheitsrisiken zu erkennen.

Audit-Trail für Protokolle:

• Erstellungszeitpunkt
• Bearbeitungen und Versionierungen
• Freigaben und Kommentare
• Festschreibungszeitpunkt
• Alle Einträge sind unveränderlich und mit Zeitstempel versehen

4. Service Level Agreement

Wir erbringen besondere Leistungen zur Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit von baumeet.ing.

4.1 Wartung und Wartungszeiten

Zur Vermeidung von Beeinträchtigungen beim Betrieb von baumeet.ing werden wir Wartungs- und Pflegeleistungen durchführen. Zeiten der Nichtverfügbarkeit auf Grund von angekündigten Wartungsarbeiten fließen nicht in die Berechnung des Service Levels ein.

Wartungsfenster:

• Wochentags (Mo-Fr): 22:00 - 06:00 Uhr
• Wochenenden (Sa-So): 18:00 - 08:00 Uhr

Die Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Geschäftszeiten sind werktäglich 8 bis 17 Uhr.

Ankündigung: Über geplante Updates, die Einschränkungen oder Systemausfälle verursachen können, wird der Kunde rechtzeitig, in der Regel mindestens 3 Tage, im Voraus über einen Hinweis innerhalb der Plattform informiert.

4.2 Aktualisierungen

Wir sind kontinuierlich bestrebt, Ihnen die neusten Funktionen von baumeet.ing bereitzustellen. Daher spielen wir regelmäßig neue Versionen der vorhandenen Software ein und ergänzen die Plattform mit neuen Services. Sollte sich im Rahmen dieser Aktualisierungen die Funktion verändern, stellt dies keinen Serviceausfall dar, sofern damit weiter der Funktionsumfang der Leistungsbeschreibung eingehalten wird.

4.3 Verfügbarkeit

Regelbetrieb (nach Abschluss der Beta-Phase): Wir sichern eine Verfügbarkeit von 99% während der Betriebszeiten zu, berechnet auf 30 Tage im Monat. Die Betriebszeiten sind definiert als 24 Stunden, 7 Tage die Woche, abzüglich angekündigter Wartungszeiten.

Sonderregelung für Alpha- und Beta-Phase: Während der Alpha- und Beta-Phase gilt keine garantierte Verfügbarkeit. In dieser Phase handelt es sich um eine Testversion, bei der mit Einschränkungen, Fehlern und Ausfällen zu rechnen ist. Die Teilnahme an Alpha-/Beta-Phasen erfolgt freiwillig und unter Akzeptanz dieser Einschränkungen.

5. Support-Richtlinie

5.1 Basis-Support-Plan für baumeet.ing

5.1.1 Allgemein

Der Basis-Support-Plan für baumeet.ing wird Ihnen für sämtliche gebuchten Pakete und Funktionalitäten zur Verfügung gestellt.

5.1.2 First-Level-Support

Wir verpflichten uns, sofern Sie das jeweilige Problem nicht selbst beheben können, den „First Level Support“ für Sie bezogen auf baumeet.ing zu leisten. Der First Level Support umfasst unter anderem:

• eine direkte Antwort an die Benutzer in Bezug auf Anfragen zu Leistung, Funktionalität oder zum Betrieb von baumeet.ing,
• eine direkte Antwort an die Benutzer in Bezug auf Probleme mit baumeet.ing,
• eine Unterstützung bei der Diagnose und ggf. auch Lösung von Problemen.

5.2 Kommunikations-Kanäle zum Support

5.2.1 E-Mail

Support-Anfragen können per E-Mail an support@baumeet.ing gestellt werden. Alle Anfragen werden in unser Ticketsystem übernommen. Sie erhalten von uns per E-Mail eine Bearbeitungs-Nr. bzw. Ticket-Nr.

5.2.2 In-App-Funktionen

Innerhalb der Plattform stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Hilfe erhalten: Direkter Weg zum Support
• Funktion anfragen: Feature Requests für Produktweiterentwicklung
• Fehler melden: Schnelle Meldung von Bugs und Problemen

5.3 Qualifizierte Support-Anfrage

Eine qualifizierte Support-Anfrage ist unbedingte Voraussetzung für die schnelle Bearbeitung. Eine qualifizierte Support-Anfrage enthält:

• Beschreibung des Störungsbildes (Was funktioniert nicht mehr?)
• Reproduzierbarkeit (Wie ist das Problem nachvollziehbar?)
• Betroffene Bereiche (Welche Funktionen sind betroffen?)
• Zeitpunkt (Seit wann besteht die Störung?)
• Zusatzinformationen wie Screenshots
• Angabe der Priorität

5.4 Prioritätsstufen

5.5 Service- und Reaktionszeiten

5.5.1 Standard-Servicezeiten

Montag bis Freitag, 09:00 - 17:00 Uhr (Ortszeit Deutschland)

Ausgeschlossen: Samstage, Sonntage und bundeseinheitliche Feiertage in Deutschland.

5.5.2 Standard-Reaktionszeiten

Wir reagieren auf alle während der oben genannten Servicezeiten eingehenden, qualifizierten Störungsmeldungen innerhalb von 72 Stunden während der Servicezeiten.

Die Reaktionszeit beginnt mit der Erstellung eines Tickets innerhalb der Servicezeiten. Die Frist beginnt nur zu laufen, wenn das Support-Ticket einen Mindest-Informationsgehalt aufweist (siehe Qualifizierte Support-Anfrage).

5.6 Leistungsausschluss

Unser Basis-Support-Plan enthält nicht die nachfolgend aufgeführten Punkte:

• Beratung hinsichtlich des Einsatzes und der Anwendung von baumeet.ing
• Einweisung und Schulung von Mitarbeitern des Kunden
• Entwicklung von kundenspezifischen Anpassungen
• Inanspruchnahme von Support-Leistungen bei Fehlern und Störungen, die nicht von uns zu vertreten sind
• Unterstützung bei der Einrichtung von Drittanbieter-Software oder -Hardware

6. Externe Dienste und Subprozessoren

baumeet.ing nutzt zur Erbringung der Leistungen externe Dienste:

Eine vollständige und aktuelle Liste der Subprozessoren ist dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zu entnehmen.

7. Hinweise für die Baubranche

7.1 Dokumentation und Aufbewahrung

baumeet.ing unterstützt die professionelle Protokollierung von Baubesprechungen mit branchenspezifischer Struktur und rechtssicherem Freigabe-Workflow. Die Plattform stellt eine technische Infrastruktur zur Verfügung.

Wichtiger Hinweis zur Aufbewahrung:

Die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen liegt beim Kunden. Im Baubereich gelten insbesondere:

baumeet.ing kann keine Garantie für die dauerhafte Verfügbarkeit der Plattform über diese Zeiträume hinweg übernehmen.

7.2 Eigenverantwortliche Archivierung

Empfehlungen für den Kunden:

1. Regelmäßiger Export: Nutzen Sie die Export-Funktionen (PDF, DOCX, ZIP-Gesamtexport) zur regelmäßigen Sicherung Ihrer Protokolle.
2. Eigenes Archiv: Bewahren Sie exportierte Protokolle in Ihrem eigenen Dokumentenmanagementsystem oder Archiv auf.
3. E-Mail-Verteilung: Festgeschriebene Protokolle werden per E-Mail an alle Teilnehmer versendet – jeder Beteiligte erhält somit eine eigene Kopie.
4. Vor Vertragskündigung: Exportieren Sie alle relevanten Daten vor Beendigung des Vertragsverhältnisses. Nach Kündigung besteht eine 30-tägige Export-Frist.

7.3 Keine VOB-Zertifizierung

baumeet.ing ist eine KI-gestützte Protokollsoftware, die für die Baubranche entwickelt wurde. Die Plattform bietet branchenübliche Strukturen und Formatierungen, jedoch keine Zertifizierung oder Garantie hinsichtlich spezifischer Normen (wie VOB, HOAI, etc.).

Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und normkonforme Gestaltung der Protokolle liegt beim Kunden (siehe § 4 und § 5 der AGB).

Stand: Januar 2026 | Version 1.0

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